Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri
Alle Amministrazioni centrali dello Stato
Agli Uffici centrali del bilancio presso le Amministrazioni centrali dello Stato
All'Ufficio centrale di ragioneria presso l'amministrazione autonoma dei monopoli di Stato
Alle Ragionerie provinciali dello Stato
Alla Banca d'Italia - Amministrazione Centrale - Servizio rapporti con il Tesoro
All'Agenzia interregionale per il fiume Po
Alla Corte dei conti
Alle Sezioni regionali della Corte dei conti
All'Avvocatura Generale dello Stato
Alle Avvocature distrettuali dello Stato
Agli Uffici territoriali del governo
Al Dipartimento per le politiche fiscali
All'Agenzia delle entrate
All'Agenzia delle dogane
All'Agenzia del demanio
All'Agenzia del territorio
Al Dipartimento del tesoro - Direzione V
Ai Dipartimenti provinciali del Ministero dell'economia e delle finanze
Alle Direzioni provinciali dei servizi vari
Alle Poste italiane S.p.a.
All'Ufficio italiano cambi
e per conoscenza:
Alla Corte dei conti - Sezioni riunite in sede di controllo
Alle Amministrazioni autonome dello Stato
Ai Commissari o Rappresentanti del Governo per le Regioni a statuto speciale e le Province autonome di Trento e Bolzano
Alle Ragionerie delle Regioni a statuto ordinario, delle Regioni a statuto speciale e delle Province autonome di Trento e Bolzano;
All'Associazione bancaria italiana

La presente circolare risponde all'esigenza, sempre più avvertita,di consentire comportamenti univoci da parte degli Uffici preposti alle operazioni di chiusura delle scritture relative all'esercizio finanziario in gestione.
A tal fine gli Uffici in indirizzo procederanno all'espletamento delle attività per l'esercizio 2006, avendo come riferimento le «Istruzioni» di cui all'Allegato 1 nel quale vengono definiti gli adempimenti per le operazioni di chiusura relative alla gestione delle entrate, delle spese e del patrimonio dello Stato nel rispetto della vigente normativa contabile.
Si rammenta che per quanto concerne gli adempimenti delle Sezioni di tesoreria provinciale va tenuto presente che quest'anno la chiusura dell'esercizio finanziario avviene il 29 dicembre essendo questo l'ultimo giorno lavorativo dell'anno.
Pertanto i titoli di spesa che dovessero recare come data di esigibilità il 30 o il 31 dicembre saranno pagati dalle Sezioni di tesoreria provinciale non prima del 2 gennaio 2007, che corrisponde al primo giorno lavorativo successivo a quello della chiusura dell'esercizio 2006.
Le disposizioni per le Sezioni di tesoreria provinciale, di cui alla presente circolare, devono intendersi riferite anche alla Tesoreria centrale dello Stato.
Si desidera richiamare l'attenzione su alcune disposizioni in particolare .
«Entrate»:
per quanto riguarda la resa della contabilità amministrativa delle entrate, gli Uffici e le Agenzie fiscali interessati sono tenuti alla rigorosa osservanza degli articoli 254 e 257 del vigente Regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato.
Al fine poi di superare le difficoltà operative rappresentate dalle Ragionerie provinciali dello Stato e dalla Banca d'Italia e rendere quindi possibile la corretta contabilizzazione delle entrate erariali, limitatamente alle operazioni di chiusura, si ritiene possibile derogare alla disposizione contenuta nell'art. 2 del decreto del Ragioniere generale dello Stato, prot. 2489/D del 12 marzo 2001 - modificativo dell'art. 287 delle I.G.S.T. riguardante le rettifiche e l'annullamento delle quietanze e consentire che le modifiche di imputazione possano essere eseguite anche in mancanzadell'originale della quietanza.
«Spese»:
corre l'obbligo di raccomandare alle Amministrazioni centrali, nonché agli Uffici periferici competenti ad emettere aperture di credito a valere sui fondi assegnati ai sensi della legge 17 agosto 1960, n. 908, di effettuare un oculato esame e vaglio dei fabbisogni prima di concedere l'apertura di credito, onde evitare che, per effetto di errate previsioni, a fine esercizio rimangano sulle aperture di credito cospicui fondi non utilizzati.
La predetta raccomandazione a commisurare l'importo delle aperture di credito alle effettive necessità dei funzionari delegati, trae anche giustificazione - specialmente per i capitoli con gestione esclusivamente delegata - dal fatto che la riduzione piuttosto consistente degli ordini di accreditamento comporta l'accertamento di residui passivi non quantificabili in sede di bilancio di previsione, con la determinazione di una massa spendibile di gran lunga superiore agli stanziamenti di cassa. In tali casi gli stanziamenti di cassa del nuovo esercizio risulterebbero insufficienti per l'emissione di ordini di accreditamento in conto residui a fronte di mod. 32 bis C. G. o di mod. 62 C.G.
Va peraltro precisato che una valutazione più attenta di tali necessità consentirebbe di non lasciare privo di fondi il capitolo interessato per le necessità proprie delle Amministrazioni centrali e periferiche. Analoghe considerazioni vanno svolte in ordine all'applicazione delle disposizioni recate dall'art. 2 della citata legge n. 908/1960.
In particolare tale norma, nel disporre che le Amministrazioni centrali possano ripartire, in tutto o in parte, le somme stanziate sui singoli capitoli di spesa tra i dipendenti Uffici periferici, prevede la possibilità di effettuare, nel corso dell'esercizio, le variazioni che si rendessero necessarie alle ripartizioni medesime.
Ciò, ovviamente, al fine di consentire l'adeguamento delle risorse in relazione alle effettive necessità dei singoli Uffici e, nel contempo, di evitare che da un lato rimangano somme non impegnate, quindi destinate ad economia di gestione, e dall'altro che i fondi assegnati risultino insufficienti per far fronte ai pagamenti di competenza di altri centri di spesa. In proposito corre l'obbligo di segnalare che nei decorsi esercizi finanziari, in sede di bilancio consuntivo, sui capitoli gestiti ai sensi della menzionata legge n. 908/1960, sono state rilevate numerose economie sulle quote di stanziamento assegnate a vari Uffici periferici mentre sugli stessi capitoli sono state registrate eccedenze di spesa sulle quote mantenute in gestione dalle corrispondenti Amministrazioni centrali.
Al fine di evitare il ripetersi del problema segnalato, si raccomanda a queste ultime di procedere, ove occorra nel corso dell'esercizio, ma in ogni caso non oltre la data di sistemazione dei titoli di spesa, con le stesse modalità previste per la ripartizione delle somme stanziate sui singoli capitoli, alle variazioni che si rendessero necessarie, quindi anche riducendo le assegnazioni degli Uffici periferici per la parte non impegnata ad integrazione della quota a se stesse riservata.
Si reputa essenziale rivolgere invito agli Uffici periferici affinché comunichino tempestivamente alla propria Amministrazione centrale gli eventuali esuberi di assegnazioni ricevute per consentire a ciascuna di esse di procedere alle conseguenti variazioni, prima della predisposizione dei D.A.R. di propria competenza. Sempre per evitare che a fine esercizio rimangano sulle aperture di credito cospicui fondi non utilizzati e per ridurre al minimo la formazione dei residui passivi ed il trasporto al nuovo esercizio di ordinativi su ordini di accreditamento, é necessario che tutti gli uffici ed i funzionari preposti alla ordinazione e liquidazione delle spese adottino le opportune e tempestive misure perché la liquidazione ed il pagamento delle medesime avvengano al più presto, senza attendere gli ultimi giorni dell'esercizio finanziario in corso.
Si segnala, inoltre, la necessità di effettuare la sistemazione contabile degli ordinativi emessi e pagati in esercizi precedenti e tuttora scritturati al conto sospeso «collettivi» presso la Banca d'Italia. Tali titoli, emessi a carico del bilancio dello Stato, rappresentano pagamenti che le Tesorerie hanno già addebitato al «conto disponibilita» per i quali le suddette Tesorerie non possono rendicontare fino a quando non é disponibile la nuova imputazione al bilancio per la relativa scritturazione in esito definitivo.
La sistemazione contabile in parola dovrà procedere a partire dai titoli di epoca più remota, secondo le indicazioni e la tempistica riportata nelle sopraindicate «Istruzioni» al titolo SPESE DA SISTEMARE, lettera B «Spese in gestione ai funzionari delegati rimaste insolute».
Per quanto concerne le contabilità speciali intestate a funzionari delegati di vari uffici statali periferici, si precisa che l'utilizzo di somme accreditate su un capitolo per far fronte a spese di pertinenza di altro capitolo deve configurarsi esclusivamente come mera anticipazione di cassa in attesa che vengano accreditati i fondi per ricostituire la disponibilità dei capitoli in questione.
Sarà, pertanto, cura del funzionario delegato richiedere tempestivamente alla propria amministrazione centrale gli accreditamenti occorrenti al ripiano, che dovranno ad ogni buon fine essere effettuati entro la chiusura dell'esercizio di competenza.
Con l'occasione si ritiene utile richiamare l'attenzione degli Uffici in indirizzo sulle innovazioni introdotte in materia di riorganizzazione di alcuni Ministeri dal decreto legge 181 del 2006, facendo presente che le conseguenti modifiche strutturali derivanti dal riordino degli stati di previsione rientrano tra gli adempimenti realizzati dal Sistema informativo della Ragioneria generale dello Stato (S.I.R.G.S.) che garantisce la corrispondenza automatica tra vecchia e nuova gestione.
Eventuali particolarità derivanti dall'attuazione delle nuove strutture ministeriali sono evidenziate negli appositi paragrafi contenute nelle Istruzioni operative.
«Patrimonio»:
si richiamano le disposizioni innovative in materia di rendicontazione patrimoniale recate dalla legge 3 aprile 1997, n. 94 e quelle contenute negli articoli 13 e 14 del decreto legislativo n. 279 del 1997, nonché il decreto interministeriale 18 aprile 2002,
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 24 del 30 gennaio 2003, relativo alla « Nuova classificazione degli elementi attivi e passivi del patrimonio dello Stato e loro criteri di valutazione».
Le linee di fondo che sorreggono la rappresentazione del documento contabile convergono sulla necessità di rispondere alle leggi di riforma sotto il profilo di una sua maggiore significatività in riferimento all'economicità della gestione patrimoniale. Come indicato, poi, dalla circolare del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato n. 13 del 12 marzo 2003, il documento espone distintamente i conti accesi ai componenti attivi e passivi significativi del patrimonio dello Stato raccordandoli alla classificazione delle poste attive e passive riportate nel SEC '95 (Regolamento n. 2223/96 del Consiglio del 25 giugno 1996, relativo al Sistema europeo dei conti nazionali e regionali nella Comunita).
Per quanto concerne i beni mobili ed immobili, in particolare, la nuova classificazione non sostituisce la distinzione in «categorie»dei beni dello Stato ma é aggiuntiva ad essa; ciò in quanto, dovendosi esprimere una logica economica per la rappresentazione dell'attivo patrimoniale, la classificazione andava necessariamente differenziata da quella derivante da esigenze giuridico-amministrative su cui si basavano le «categorie» riportate in precedenza nel Conto generale del patrimonio.
A ciò si aggiunga che con l'art. 3 del suddetto decreto interministeriale sono stati definiti i criteri di valutazione,basati su principi di carattere economico degli elementi attivi e passivi del patrimonio dello Stato. Tali criteri, ai sensi del citato art. 14, comma 2, sono stati estesi anche ai beni immobili demaniali di cui all'art. 822 codice civile suscettibili di utilizzazione economica .
Riguardo poi alla chiusura delle contabilità dei beni mobili di proprietà dello Stato, si richiama la circolare n. 22 del 17 maggio 2006 concernente la proroga dei termini per gli Uffici che non hanno ultimato e concluso le operazioni di rinnovo inventariale disposte con la circolare n. 42 del 30 dicembre 2004, evidenziando che, in tal caso, dette operazioni dovranno essere effettuate con riferimento alla situazione dei beni esistenti al 31 dicembre 2006.
Inoltre va ricordato che l'utilizzazione della procedura informatizzata «GE.CO. - Sistema informatico di gestione e controllo dei beni mobili», di cui alla circolare n 41 del 15 novembre 2002, a seguito della avvenuta integrazione della stessa con il S.I.R.G.S., consente agli Uffici riscontranti, qualora i consegnatari utilizzino tale procedura, di operare la validazione delle risultanze contabili presenti al Sistema informativo senza per questo dover ricevere il prospetto delle variazioni annuali dei beni mobili - mod. 1998 C.G. a conferma delle registrazioni effettuate. Agli Uffici riscontranti dovrà, comunque, continuare a pervenire la documentazione giustificativa delle variazioni nella consistenza dei beni nonché l'apposita comunicazione del dirigente responsabile degli acquisti o del titolare dell'ufficio periferico attestante l'eseguita validazione delle risultanze del mod. 1998 C.G.
Infine, relativamente ai beni immobili, l'avvenuta integrazione dei sistemi informativi dell'Agenzia del Demanio e del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, consente l'utilizzo di un flusso informatico che, viaggiando dall'Agenzia del demanio verso il S.I.R.G.S., permette di ricevere informazioni che andranno validate dalla singole Ragionerie provinciali dello Stato, e che determineranno, ai fini della rendicontazione patrimoniale, le risultanze contabili connesse alle variazioni intervenute nella consistenza immobiliare.
In relazione poi all'operatività delle procedure che attengono alla chiusura delle gestioni da parte degli Uffici tenuti alla resa delle contabilità, viene altresì riportato nelle predette Istruzioni il «Calendario degli adempimenti» per consentire il rispetto dei termini previsti per l'espletamento degli adempimenti legati alle operazioni di chiusura delle suddette gestioni contabili.
é da ricordare, a tale proposito, che a seguito del processo d'informatizzazione dei titoli di spesa che ha interessato, da ultimo, le procedure relative agli ordini di accreditamento si é potuto addivenire ad una migliore calendarizzazione dei tempi assegnati agli Uffici interessati con conseguente snellimento nello svolgimento delle competenze loro affidate.
La presente circolare infine é disponibile nell'apposita area pubblica, accessibile attraverso il sito «www.rgs.mef.gov.it».
Roma, 10 novembre 2006
Il Ragioniere Generale dello Stato: Canzio

Allegato
La circolare completa con gli allegati (dal sito www.rgs.mef.gov.it)